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Pasar de freelance a agencia:  Consejos para hacer crecer tu equipo

pasar de freelance a agencia

Llevas tiempo trabajando como freelance y quieres convertirte en una agencia real. Quizás ya tengas un socio o dos con quienes dividir la carga de trabajo.  Probablemente tienes un portafolio de base y estás produciendo contenido de forma constante. La gente está impresionada con tu trabajo, estás cerrando tratos de forma regular y has empezado a obtener nuevos clientes gracias a las referencias y a tu contenido.

Las piezas están empezando a encajar en su lugar, pero ahora debes concentrarte en definir cómo vas a entregar todo el trabajo que estás vendiendo y considerar cuáles son tus opciones para cumplir con estas demandas de nuevos trabajos.  Además de trabajar 100 horas a la semana, ¿cuáles son tus opciones? Existe una gran variedad de formas en las que puedes comenzar a construir un equipo que te ayude a llevar esta carga de trabajo.

Por ello, queremos invitarte a explorar las distintas interrogantes que debes plantearte para conformar el equipo adecuado para tu negocio.

¿Por qué?

La pregunta más importante que debes hacerte es si realmente quieres crecer. Puede parecer una pregunta tonta, pero un freelancer que cobra $100 por hora y trabaja 25 horas a la semana, puede producir un ingreso neto bastante decente, asumiendo que el flujo de trabajo es constante.  Dar el salto para convertirte en una agencia es bastante costoso al principio. A medida que incorpores más personas al equipo, tus márgenes disminuirán rápidamente de 100%, a 80%, a 60%, a 40% y así sucesivamente.

Habiendo dicho esto, crecer significa que tendrás la capacidad para asumir más trabajo y potencialmente incrementar tu ingreso total neto, incluso si tus márgenes disminuyen.  Si pierdes un margen del 30%, pero triplicas tu producción por hora, pasarás de hacer $100/hora a $210/hora.

Sin embargo, los costos ocultos asociados con agrandar tu equipo, pueden impactar de forma significativa.  A pesar de que podrás delegar una cantidad considerable del trabajo de tus clientes a otros miembros del equipo, ese tiempo libre lo ocuparás rápidamente en el manejo de nuevos miembros del equipo, reclutamiento de personal, documentación de los procesos para garantizar consistencia en la entrega, investigación e implementación de nuevas plataformas, para mejorar la colaboración, y en general en aspectos relacionados con la comunicación.

Recomendación para el reclutamiento:  Antes de decidir hacer crecer tu equipo, reflexiona sobre el tipo de organización que quieres dirigir.  Antes de lanzarte al agua es importante que evalúes los costos y ganancias potenciales de permanecer como freelance, en comparación con comenzar una agencia.

¿Quién?

Cuando has tomado la decisión de crecer, lo primero que debes considerar es a quiénes vas a contratar. Más que la persona en particular, se trata de determinar el puesto de trabajo o posición en sí. ¿Debes contratar primero a los diseñadores, desarrolladores, personal administrativo, u otras posiciones?

Al principio, cuando estás estableciendo tu agencia, una de las posiciones más importantes que debes contratar es un gerente de proyecto y te explico las razones. En primer lugar, porque será la persona encargada de asegurar que tus proyectos se manejen de forma eficiente,  a través de una gestión y comunicación regular para garantizar que los proyectos avancen de la forma esperada.  En segundo lugar, porque puedes delegar la carga de la gestión de clientes, lo que te dejará tiempo para concentrarte en actividades de crecimiento para el negocio.  Por último, los gerentes de proyecto pueden fungir como fuerza de ventas secundaria, ya que contribuyen con la satisfacción de los clientes, y un cliente feliz significa negocios por repetición y referencia.

Si piensas que tú eres un gerente de proyecto innato, y quisieras alejarte del trabajo de diseño o de desarrollo del día a día, entonces quizás lo ideal es que empieces por contratar primero un diseñador o un desarrollador.

Dependiendo de cómo decidas incluir a otro miembro en el equipo de producción, debes tomar en cuenta las posibles inconsistencias que pueden surgir en tu portafolio y código de base, ya que cada diseñador o desarrollador tiene su propia forma de enfocar los proyectos.  Por ello, es importante establecer políticas claras sobre las entregas para asegurar que los proyectos se entreguen completos, y que se les pueda brindar soporte en el futuro. 

Recomendación para el reclutamiento:  Una forma de determinar qué posición debes contratar primero es basar esta decisión tomando en cuenta los vacíos que existen tu práctica actual.  Puedes identificarlos enumerando todas las tareas que realizas a diario, y evaluar cada una en función de lo siguiente: qué disfrutas hacer, en qué eres bueno, y qué impulsa el crecimiento del negocio.  Ocúpate de las tareas que responden de forma afirmativa a estas tres preguntas. Piensa si las tareas que no respondan a estas preguntas, puedes agruparlas en una única posición que pueda realizar una persona que contrates para tal fin.

¿Cómo?

Sin importar si has decidido incorporar un gerente de proyecto, diseñador u otra posición a tu equipo, algo muy importante es saber cómo vas a hacerlo.  Atrás quedaron los días en los que las empresas estaban limitadas a contratar empleados que cumplieran horarios y objetivos de la forma tradicional. En la actualidad, hay muchas maneras en las que puedes hacer crecer tu equipo, con las ventajas y limitaciones que cada una ofrece.

A continuación, te presentamos algunas opciones que puedes considerar:

1. Contratistas

Los contratistas o freelancers son los mercenarios modernos del mundo de las agencias, expertos en los servicios que proporcionan, se unen a un proyecto para ejecutar actividades en función de ese conjunto específico de destrezas. Cuando un proyecto necesita resolver un problema específico, contar los servicios de un experimentado contratista externo, que pueda ofrecer soluciones para ese reto en particular, puede ser una adición ideal, aunque temporal, al equipo.

Encuentra al contratista adecuado, cuyos servicios sean requeridos de forma regular, y tendrás a alguien en tu banca a quien poder llamar cuando sea necesario.  Seguro no será difícil negociar algún acuerdo de trabajo, acorde con los objetivos que dicho contratista tenga para su ejercicio laboral. Puedes considerar opciones como servicios por hora, por proyecto o por contrato.

Ventajas:

Desventajas:

Flexibilidad

No está comprometido en el crecimiento de la agencia.

Se incurre en gastos sólo si es necesario

Puede abandonar el proyecto si consigue una oportunidad mejor.

Especialista experto

Por lo general, tarifas por hora más elevadas.

2. Empleados

El empleado tradicional es el sustento de casi todas las agencias, el pilar de tu equipo, ya que con su dedicación cada día y el compromiso con el crecimiento de la agencia, ayuda a edificar la consistencia que requiere tu compañía.

Dependiendo de su experiencia previa, podrán incorporarse al equipo y adaptarse fácilmente al ritmo de trabajo y al cargo que ocupan, o necesitarán un poco más de entrenamiento antes de poder hacerlo.  El empleado adecuado podrá contribuir de forma confiable para asegurar el crecimiento de tu agencia a largo plazo.

Ventajas:

Desventajas:

Está comprometido con el crecimiento de la agencia.

Representa un gasto general constante

Puede establecer prácticas consistentes dentro de la agencia.

Deben recibir capacitaciones e inducciones previas.

Aporta valor a la cultura de la compañía.

Requiere mayor supervisión y gerencia.

3. Alianzas con otras agencias

Dependiendo de cuán específica sea tu oferta de servicios, puedes considerar aliarte con otras agencias para ayudarte con el trabajo excedente o subcontratado.  Este modelo de negocios es muy popular entre las grandes agencias de publicidad, quienes dependen de firmas más pequeñas y especializadas, para llevar a cabo tareas específicas de un proyecto determinado, pero también puede implementarse en agencias más pequeñas que desean mantener su nicho especializado, sin tener que rechazar clientes que requieren servicios que superan sus capacidades internas.

Ventajas:

Desventajas:

Capacidad de retener clientes con requerimientos de proyecto más amplios.

Costos muy elevados por lo general, debido a sus gastos generales.

Ofrecen experticia adicional.

Estándares de procesos/comunicación contradictorios.

Fuente de referimientos potenciales.

Muchas manos en el caldo.

4. Crowdsourcing

El crowdsourcing se ha vuelto muy popular en la última década.  Marketplaces como 99DesignsUpwork, y Tongal te permiten solicitar servicios en su comunidad y recibir «ofertas» de contratistas de todo el mundo que desean trabajar en tu proyecto.

A diferencia del modelo tradicional de contratista, en el crowdsourcing la comunicación directa es muy limitada, ya que la actividad se canaliza directamente a través de estos mercados.  Sin embargo, la ventaja es que puedes tener un mayor alcance para cumplir con un encargo, y con frecuencia puedes ver muestras del trabajo antes de decidir a quién deseas contratar.

Ventajas:

Desventajas:

Puedes probar antes de comprar

Falta de comunicación directa

Alcance global

Con frecuencia, mano de obra menos capacitada.

Bajo costo

Puede abandonar el proyecto si consigue una oportunidad mejor.

Recomendación para el reclutamiento:  Recuerda que existen muchas opciones para hacer crecer tu equipo.  No temas experimentar con cada una de ellas para ver con cuál obtienes los mejores candidatos posibles para tu firma.

¿Dónde?

Cada una de estas opciones tienen sus propias fuentes de búsqueda de talento. A continuación, te presentamos algunos recursos recomendados que puedes considerar:

1. Encontrar contratistas

  • Contratistas existentes: Los contratistas saltan de un proyecto a otro y probablemente han colaborado con otros contratistas en el camino. Pregúntales con quienes han disfrutado colaborar y ve si esa referencia se convierte en un nuevo contratista potencial para tus propios proyectos.
  • Shopify Experts: Si estás buscando ayuda específicamente para proyectos relacionados con Shopify, considera revisar el directorio de Shopify Experts para encontrar expertos independientes que deseen trabajar como contratistas.
  • Craigslist:Aunque puede ser una situación tipo «diamante en bruto» Craigslist todavía es una opción viable para conseguir contratistas potenciales, en especial, si la colaboración local es un requerimiento.

2. Encontrar empleados

  • Programas de referidos: Ofrece incentivos para los miembros de tu equipo, clientes y tu red de contactos a través de un «programa de referimiento de empleados», en el que recibirán una comisión por cada nuevo empleado que refieran. La mayoría de las personas tienen en sus redes al menos un par de contactos buscando nuevas oportunidades, y el programa de referimiento los incentiva a mantenerte presente en caso de que sepan de alguien interesado.
  • LinkedIn: El lugar natural al cual acudir para encontrar empleados potenciales, LinkedIn ofrece búsquedas avanzadas, así como funcionalidades de publicidad para así hallar candidatos que cumplan con criterios y perfiles bien específicos.
  • Reclutamiento en las universidades: Si debes llenar vacantes que no requieran mucha experiencia, puedes intentar contactar a tu alma mater o a la universidad de tu localidad, para conocer sobre las oportunidades de bolsas de trabajo que contemplan para empleadores externos.

3. Encontrar agencias

  • Directorios de agencias: Existe una gran cantidad de directorios, como AgencySpotter que ofrecen perfiles y reseñas sobre agencias de todo el mundo.
  • Shopify Experts: Al igual que con la búsqueda de contratistas, si estás buscando ayuda específica con temas relacionados con Shopify, revisa el Directorio de Expertos para encontrar otras agencias.
  • Websites galardonadas:  Si buscas socios de primer nivel, considera revisar los ganadores más recientes en sitios web como Awwwards.

4. Explora el crowdsourcing

  • 99Designs: Es uno de los marketplaces de diseño de mayor trayectoria, en el que puedes satisfacer casi cualquier requerimiento para tu proyecto de diseño.
  • Upwork:  Es un marketplace enorme que ofrece una gran variedad de servicios y que te permite conectar con freelancers de todo el mundo.
  • Tongal: Es un recurso de crowdsourcing en rápido crecimiento,   particularmente popular para los trabajos en formato de video. 

Recomendación para el reclutamiento:  No te limites a una única fuente de talentos.  Experimentar con distintos métodos de reclutamiento puede ayudar a diversificar las opciones para los potenciales miembros de tu equipo y expandir tus probabilidades de éxito.

Tomar la decisión de crecer

Sin importar cómo tomaste la decisión de crecer, una de las cosas más difíciles de hacer es dejar ir, soltar, y confiar en las personas que contrataste para ayudarte.  Poder delegar el trabajo es clave para alcanzar el éxito en una agencia de varias personas. Al igual que ocurre con el trabajo que produces para tus clientes, la colaboración exitosa se reduce a un aspecto primordial: el manejo de las expectativas.

El fracaso siempre es el resultado de no establecer expectativas claras o de no alcanzar las expectativas que se han establecido.  Por ello, es fundamental fijar desde el principio expectativas claras en las relaciones que tienes con tus contratistas, empleados y socios, y con fortuna verás que invertir en el crecimiento de tu equipo sí tiene como resultado el crecimiento exitoso de tu negocio.


Acerca del autor

Ross BeyelerRoos Beyeler  es un emprendedor en serie en el ámbito de la tecnología, con experiencia en marketing digital, desarrollo de negocios y gerencia estratégica.  Es el fundador de Growth Spark, una consultora de diseño y tecnología, enfocada en ayudar a compañías de Ecommerce y de servicios B2B a volverse más eficientes y rentables.

Traducción: Gabriela Agüero

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Source: Shopify

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